IT in Business

It just so happen that businesses perceive IT as a main instrument in organizing their resources so that efficiently doing theirs activities. As businesses becoming competitively among each others due to the availability in deriving needed resources, they started equipping with the best IT solution without take into consideration the cost that going to bear.

IT may expedite the way businesses doing thing. As before this, a company is doing thing manually in processing the orders and has to wait for the dispatching order to be received by the production department concern. Now, using the IT solution, company can conduct theirs operation through an online basis without the need of hiring a person in charge for the order and furthermore can connecting people throughout the world without to bear a higher cost. A company can also derived immediately all the necessary report which expedite the decision making process such as accounting report, production report, sales report, human resource report etc.

IT also may reduce the use of human resources in handling the task concern. What is usually done by more than 4 staffs is needed only 1 staff now, if using the IT technology. For example in receiving the orders of customers, at least 2 staff in charge in handling the orders, documenting it and also reporting to the person concern. By using the IT as a way in managing the tasks, the orders may be directed automatically to the production dept. without needed a department that received the order to handling it. The same goes in preparing the accounting report. Even though the purchasing and sales activities would not involved the accounting people directly but still because the transaction is recorded by the department concern, they can recognize what activities that happening and can monitor the report that being input without having to have a people checking and going to the department concern.

Even though the gains is clear when businesses using IT as a main instrument to running the activities, but it seem that much of companies that apply this so called IT system is not able to capture the initial expectation. Some companies even had to bear a burden in paying their liability that they used when installing the IT system. The reason why this thing happening is that;
a) High Research & Development cost; this mean that businesses has to spend a huge amount of investment for the system that not necessarily can perform with the needed expectation. If let say the company outsourcing the implementation of their IT system, it is not necessarily can become successful as they may not or able to cope the company vision and mission and furthermore, the paid is quit high. If let say the company developed internally, it may not able to meet the expectation of the management as the person in charge with this IT implementation may be inexperience and not well verse with the technology itself. Even though internally is cheaper but if let say the problem arise, the cost can be higher that using the outsourcing.
b) Timing of implementation; usually during the R & D period, the system will undergo several testing to check the compatibility and effectiveness of the system. For that, a lot of time losses in given a way the system to functioning. Loss of time is in term of staff normal working time which they have to be idle for a while every time the testing is running. When testing period is conducting, I create such behavior that staffs existence is no longer needed. The level of motivation would certainly drop and surely affecting the business activities as a whole.

As a conclusion, for the IT development in business, in my opinion, human resource is the main factor for the successfulness of the businesses. We should treat them as an asset rather than liabilities or burden that the company has to bear. Staff training and motivation should be emphasized and at the same time planting in their mind the company reason for the existence which also the outcome that the staff could derived. Regardless the businesses using the IT system or not, if there is a full support by the staff, the success of the company can surely be gained.

Perbelanjaan

Perbelanjaan ditakrifkan sebagai perbelanjaan yang diguna oleh perniagaan dengan tujuan untuk membantu dan melancarkan aktiviti-aktiviti perniagaan yang dijalankan dalam usaha untuk mendapatkan untung. Perbelanjaan dibahagikan kepada dua bahagian iaitu perbelanjaan hasil dan perbelanjaan modal.

Perbelanjaan hasil adalah pembelian barangan dan pembayaran untuk tujuan pentadbiran, operasi dan kewangan syarikat dimana iannya mengurangkan jumlah keuntungan yang diterima. Perbelanjaan hasil berlaku dalam jangka masa yang pendek dan berulang kali dengan tujuan untuk mendapatkan untung. Contoh perbelanjaan seperti belian baramngniaga, sewa, iklan, susut nilai dan lain-lain lagi.

Perbelanjaan modal adalah perbelanjaan didalam pembelian ataupun pengantian aset tetap. Perbelanjaan ini berlaku dalam jangka masa yang panjang dan bukan berulang kali. Perbelanjaan modal tidak memberi kesan keatas keuntungan yang diterima oleh syarikat dimana catatannya direkod didalam kunci kira-kira. Contoh perbelanjaan ini seperti belian aset tetap, yuran guaman pembelian aset tetap, penambahan aset tetap dan lain-lain.

Hasil

Hasil adalah segala penerimaan yang menambahkan pendapatan sesuatu perniagaan. Iannya terbahagi kepada dua bahagian iaitu penerimaan hasil dan penerimaan modal.

Penerimaan hasil adalah penerimaan yang berkaitan dengan urusniaga biasa bagi sesuatu syarikat. Urusniaga boleh dibahagikan kepada dua bahagian iaitu urusniaga daripada hasil tujuan perniagaan ditubuhkan dan hasil selain daripada tujuan perniagaan ditubuhkan. Sebagai contoh, Syarikat Sepakat ditubuhkan dengan tujuan untuk menghasil dan menjual kasut keselamatan. Hasil simpanan jualan disimpan didalam bank dimana setiap simpanan akan diberikan faedah oleh pihak bank tersebut. Hasil jualan kasut tersebut dikira sebagai hasil daripada tujuan penubuhan perniagaan manakala faedah yang diterima dari pihak bank dikira bukan hasil daripada tujuan perniagaan. Contoh lain seperti komisen diterima, diskauan diterima, hutang lapuk terpulih dan sebagainya.

Penerimaan modal adalah penerimaan daripada sumber-sumber yang mengerakkan syarikat dan menambahkan pendapatan syarikat pada suatu tempoh yang lama. Iannya mempengaruhi perjalanan dan operasi syarikat tersebut serta untung pada suatu tempoh yang lama. Contoh seperti modal, saham, jualan aset tetap, pinjaman perniagaan dan sebagainya.

Penyata Pendapatan

Adalah gabungan Akaun perdagangan dan Akaun Untung Rugi dalam bentuk penyata. Penyata pendapatan menunjukkan jumlah pendapatan dan perbelanjaan yang berlaku di dalam syarikat di mana, pada tahun kewangan tertentu syarikat memperolehi keuntungan ataupun kerugian.

Cth 2.1.1

Nama Syarikat

Penyata Pendapatan bagi tahun berakhir 31 Dis…………


RM RM

Jualan
Tolak: Kos Barang Jualan

Stok awal
Belian
Angkutan Masuk

Tolak: Stok Akhir

Untung Kasar

Campur: Hasil

Diskaun Diterima
Komisen Diterima
Faedah Diterima



Tolak: Belanja

Sewa
Diskaun Diberi
Angkutan Keluar
Gaji
Utiliti

Untung Bersih

Fungsi-Fungsi Perakaunan

Membuat keputusan
Rekod-rekod perakaunan yang disediakan boleh membantu didalam merangka keputusan-keputusan yang bakal dibuat. Rekod-rekod yang disediakan pada tahun sebelumnya boleh dijadikan asas bagi mengelakkan daripada berlakunya kesilapan dan mengurangkan kelemahan didalam merangka strategi dan polisi syarikat.

Menguruskan kegiatan perniagaan
Perjalanan syarikat menjadi lebih lancar dan tersusun kerana segala urusan telah direkod dengan baiknya. Data-data tersebut boleh digunakan untuk aktiviti-aktiviti syarikat seperti jumlah baki bank untuk urusan perbelanjaan mahupun jumlah baki penghutang untuk mendapatkan kembali hak syarikat.

Mengawal aktiviti-aktiviti perniagaan
Kedudukan perniagaan boleh diteliti melalui rekod kewangan. Segala perbelanjaan dan penerimaan dikemaskini bagi mengelakkan data-data tertinggal. Sebarang aktivit-aktiviti penipuan yang mungkin berlaku melibatkan sumber kewangan syarikat yang boleh dikesan jika ianya berlaku.

Merancang perjalanan syarikat
Rekod-rekod kewangan sebelum mahupun semasa digunakan untuk merancang operasi syarikat. Angka-angka rekod tersebut digunakan sebagai asas bagi merancang, dan menganalisa kemungkina-kemungkinan yang akan berlaku bagi melancarkan perjalanan syarikat yang tentunya menghadapi saingan yang ketat daripada pesaingnya.

Konsep-Konsep Asas Perakaunan

Di dalam menyediakan laporan kewangan, yang baik adalah perlu matlamat yang hendak dicapai dikenalpasti oleh pihak pengurusan. Konsep-konsep perakaunan menjelaskan objektif-objektif untuk penyata kewangan tersebut di dalam mengumpul, merekod, mengkelas dan menyampaikan maklumat-maklumat kewangan.

Usaha Berterusan
Operasi perniagaan hendaklah di anggap sebagai usaha berterusan. Ini bermakna, perniagaan di andaikan bahawa tidak akan dibubarkan pada bila-bila masa. Apabila perniagaan dianggap tidak beroperasi di masa akan datang, maklumat-maklumat kewangan tidak boleh digunakan lagi kerana nilai pasaran adalahlebih bermakna untuk pembubaran.

Kos Sejarah
Merupakan asas bagi penilaian rekod-rekod perakaunan. Kos sejarah adalah nilai yang sebenarnya dibayar bagi perjalanan kewangan dan operasi syarikat. Nilai bagi belian akan kekal di dalam buku perakaunan walaupun nilai pasarannya berubah.

Tempoh Perakaunan
Sesuatu organisasi di dalam menyediakan maklumat perniagaan perlu menetapkan tempoh atau jangka masa waktu perakaunan. Ianya penting di dalam menetukan prestasi syarikat apabila perbandingan dilakukan antara dua tempoh perakaunan. Secara amnya, tempoh perakaunan ialah satu tahun tetapi untuk mencapai maksud atau tujuan tertentu, tempoh satu minggu, satu bulan suku tahun dan sebagainya digunakan.

Tindakan berhati-hati/ konvertisme
Keadaan kewangan atau prestasi sesebuah operasi tidak dapat ditentukan. Pemilihan kaedah perakaunan hendaklah diamalkan dengan berhati-hati supaya nilai asset dan pendapatan tidak terlebih nyata. Prinsip ini mengalakkan nilai liabiliti dinyatakan dengan nilai yang tinggi manakala nilai aset dinyatakan nilai yang terendah.

Kepentingan Nilai Mengatasi Bentuk (substance over form)
Urusniaga–urusniaga hendaklah mengikut kepentingan nilai dan bukan atas sifatnya dan kelazimannya. Apabila urusniaga tersebut tidak dapat ditunjukkan maka sebab-sebab tidak dapat ditunjukkan hendaklah diterangkan dengan kelas dalamnota akaun.

Pemadanan
Untuk mendapatkan untung ataupun rugi bersih perniagaan, hasil dan belanja bagi tahun perakaunan hendaklah dibezakan. Bagi mendapatkan untung ataupun rugi yang tepat, perbezaan hasil dan belanja hendaklah dipadankan bagi tahun berkenaan sahaja.

Pengukuran nilai
Pengrekodan maklumat perakaunan hendaklah diukur atau dinilai di dalam bentuk nilai matawang. Konsep ini membolehkan aktiviti-aktiviti perniagaan diberi nilai dalamlaporan kewangan.