Dokumen-Dokumen Kewangan

Invois

Invois digunakan apabila berlaku urusniaga secara kredit di mana berfungsi sebagai bil kepada penjual ataupun pembeli. Di dalam invois dinyatakan nama pelanggan, tarikh jualan, jumlah jualan, tempoh kredit serta jenis barangan dimana memudahkan rekod perakaunan dilaksanakan. Invois boleh dibahagikan kepada dua iaitu invois daripada penjual dan invois daripada pembeli. Invois jualan disediakan apabila berlaku jualan kredit manakala invois belian disediakan jika berlaku pembelian kredit.

Baucer Pembayaran

Baucer pembayaran digunakan apabila perbelanjaan runcit berlaku sama ada menggunakan tunai mahupun cek daripada bank. Ianya merupakan bukti wujudnya sejumlah wang yang tel;ah dikeluarkan serta siapa yang membenarkan pembayaran itu berlaku. Tarikh, penerima wang tunai, jumlah bayaran serta tujuan pembayaran dinyatakan didalamya.

Resit Perniagaan

Resit merupakan bukti pembelian mahupun penjualan dimana pembayaran telah dibuat. Pembayaran dibuat sama ada menggunakan wang tunai, cek bank mahupun kad kredit. Didalamnya dinyatakan tarikh pembayaran atau penerimaan, penerima, tujuan pembayaran dan juga cara pembayaran dibuat.

Nota Debit

Nota debit digunakan apabila syarikat ingin mendebitkan sesuatu akaun. Biasanya dikeluarkan apabila pembeli dikenakan bayaran yang kurang dari sepatutnya, ketinggalan sesuatu kos yang sepatutnya dikenakan ataupun pembeli gagal memulangkan bekas-bekas yang sepatutnya dipulangkan.

Nota Kredit

Nota kredit digunakan apabila syarikat ingin mengkreditkan sesuatu akaun. Tujuannya untuk memberitahu kepada pelanggan jumlah hutang mereka telah dikurangkan. Biasanya berlaku apabila pembeli memulangkan barang yang dibeli, pembeli dikenakan harga yang lebih dari sepatutnya ataupun pembeli dikenakan diskaun daripada pembelian mereka.

Lain-Lain Dokumen

Lain-lain dokumen adalah seperti bil-bil setempat, utiliti, penyata bank, penyata penghutang, wang ehsan dan sebagainya dimana penting sebagai sumber rujukan dan bukti bahawa berlakunya sesuatu urusniaga.

Rekod Tidak Lengkap

Pengenalan

• Rekod tidak lengkap adalah satu cara merekod data perakaunan yang tidak mengikut sistem catatan bergu.
• Rekod ini juga dikenali sebagai sistem catatan tunggal di mana urus niaga dicatat sekali sahaja.
• Catatan tunggal ini biasanya amalkan oleh perniagaan-perniagaan kecil seperti kedai runcit, kedai buku dan sebagainya.
• Pada umumnya, rekod-rekod yang disimpan merangkumi:
a. rekod penerimaan dan pembayaran wang
b. baki tunai di tangan dan di bank
c. rekod mengenai penghutang dan pemiutang
d. rekod yang berkaitan dengan aset dan liabiliti yang dimiliki



Kelemahan Sistem Catatan Tunggal

• Imbangan duga tidak dapat disediakan kerana amaun debit dan kredit tidak seimbang. Maka ketepatan kerja merekod tidak dapat diperiksa.
• Tiada rekod disimpan untuk modal, aset-aset, liabiliti dan sebagainya.
• Sukar untuk mengesan kesilapan dan catatan-catatan yang salah mudah dilakukan.
• Kawalan atas kos serta perbelanjaan perniagaan menjadi rumit kerana maklumat hasil dan belanja tidak dicatat dengan lengkap.
• Taksiran tentang untung dan rugi perniagaan tidak tepat kerana catatan belian, jualan, hasil dan belanja tidak lengkap. Maka perbandingan prestasi perniagaan tahun-tahun sebelumnya sukar dibuat.



Kelebihan Sistem Catatan Bergu

• Mengesan kesilapan dengan lebih mudah dan dapat membetulkan kesilapan dengan senang.
• Membolehkan penggunaan:

ASET = LIABILITI + EKUITI PEMILIK

• Tanpa penggunaan sistem catatan bergu, persamaan perakaun tidak seimbang.



Penentuan Untung dan Rugi

• Untung bersih boleh ditentukan dengan langkah-langkah seperti berikut:
o Cari perbezaan antara modal awal dengan modal akhir untuk mengira untung.
o Campurkan perbezaan dengan ambilan sama ada dalam bentuk tunai atau stok dan menolak penambahan modal baru.

Ilustrasi:

Modal pada akhir tempoh x x
(–) Modal pada awal tempoh (x x)
Tambahan modal x x
(+) Ambilan x x
(–) Modal tambahan (x x)
Untung/Rugi pada xx/xx/xx x x

Kesimpulannya:
o Apabila berlakunya peningkatan di dalam modal setelah ambilan diambil kira, keuntungan diperolehi.
o Jika berlakunya pengurangan, kerugian diiktiraf.

Penyata Penyesuaian Bank

Penyata bank

- Salinan semasa akaun pelanggan.
- Penyata bank menunjukkan baki akaun semasa pelanggan awal dan akhir
- Bahagian debit menunjukkan pengeluaran manakala bahagian kredit menunjukkan penerimaan.

Kegunaan

- menyemak dan mengesahkan ketepatan baki
- menyemak jumlah penerimaan dan pengeluaran
- mengetahui baki awal dan akhir

Sebab berlaku perselisihan baki

- cek/ simpana belum dikredit
- cek/ pembayaran tidak dikemuka
- ketinggalan urusniaga
- kesilapan catatan
- pemindahan kredit
- arahan tetap

Jenis-Jenis Kesilapan

Akaun Tergantung
 jika kesilapan tidak dapat dikesan, akaun ini dibuka sementara untuk menyamakan jumlah debit dengan jumlah kredit dalam Imbangan Duga.

Kesilapan Amaun
 apabila amaun salah catat di sebelah debit dan sebelah kredit, kesilapan ini berlaku.

Kesilapan Ketinggalan
 apabila urus niaga langsung tidak dicatat di mana-mana buku,kesilapan ini berlaku.

Kesilapan Komisen
 apabila mencatatkan urus niaga dalam akaun perorangan yang salah, kesilapan ini berlaku.

Kesilapan Prinsip
 apabila mencatatkan urus niaga dalam akaun yang salah, kesilapan ini berlaku.

Kesilapan Saling Mengimbang
 kesilapan di sebelah debit diimbangi kesilapan yang amaunnya sama di sebelah kredit.

Kesilapan Songsang
 catatan bergu dicatat ke dalam dua akaun yang betul tetapi telah diterbalikkan.

Kesilapan Yang Ketara
 kesilapan yang ditunjukkan dalam Imbangan Duga yang tidak imbang.

Kesilapan Ketara
 kesilapan yang tidak ditunjukkan dalam Imbangan Duga. (Imbangan Duga masih imbang walaupun kesilapan berlaku)